Omavalvontasuunnitelma

eSmilen arvot

Tarjota erittäin laadukasta hammashoitoa kudosta säästävästi. Asiantuntijuus toimenpiteissä sekä asiakaspalvelussa. Luotettava ja yksilöllinen palvelu asiakasta kunnioittaen. Hyvä laatu hammaslääkäripalveluissa syntyy tyytyväisistä ja osaavista ammattilaisista. Yksilöllinen, korkeatasoinen hammashoito on toimintamme perusta. Tarjoamme palveluita monipuolisesti esteettisen- sekä perushammashoidon tarpeisiin. Palveluillamme tuotamme lisäarvoa asiakkaillemme, työntekijöillemme, yhteistyökumppaneillemme ja omistajillemme.

Toiminta-ajatus/Perustehtävät

Tuottaa laadukkaita hammashoitopalveluita siten, että potilaat, yhteistyökumppanit, henkilöstö ja omistajat ovat tyytyväisiä. Aidosti tasokas ja ystävällinen palvelu tuottaa uskollisia hoitosuhteita, jotka pitkällä aikavälillä palkitsevat sekä tekijää että potilasta. Yhtiö kantaa vastuun työn tekemisen olosuhteista, tausta- ja tukitoimista, mutta suurin merkitys laadullisesta ja taloudellisesti menestyvästä hammaslääkäritoiminnasta on kuitenkin työn tekijällä itsellään ja tähän pyrimme henkilöstöä kannustamaan. Vuosittain tarkistetaan, että toiminta-ajatus, arvot ja toimintaperiaatteet ovat ajantasaisia. Jatkuva oppiminen varmistaa sen, että asiakkaille voidaan tarjota aina parhaita mahdollisia hoitomenetelmiä.

Omavalvonnan organisointi ja johtaminen

Palveluista vastaava johtaja huolehtii mm. seuraavista velvollisuuksista:

1) vastaa lupa-asioista (AVI, Valvira, STUK)

2) on vastuullisena kaikissa vastaanottojen auditointiin liittyvissä asioissa

3) toimii organisaatiossa hammaslääkäreiden ja erikoishammaslääkäreiden esimiehenä

4) organisoi konsultaatiomahdollisuuden

5) tekee hammaslääkärisopimukset, jotka sisältävät vahvasti laatuvelvoitteen

6) varmistaa ja taltioi hammaslääkärirekrytoinnin yhteydessä laillistusdokumentin

7) pitää ajan tasalla kliiniset ohjeistukset

8) vetää yhtiössä kliinisen hoidon ohjausryhmää

9) huolehtii ammatillisista koulutustapahtumista

10) organisoi asiakastyytyväisyyskyselyt.

Yrityksellä on laaja sähköisessä muodossa oleva perehdytyskokonaisuus, eSmile Intra. Käytössä on LMS e-learning ja jokainen työntekijä opiskelee Intran sisällön täällä. Intrassa on avattu tarkalla tasolla kuvaukset työtiloista, henkilöstöasioista, toimintaohjeista, hygieniaohjeista, välinehuollosta, koneista ja laitteista, vastaanoton lääkehuollosta, turvallisuusasioista sekä muista yleisistä asioista. Toimipisteen vastaava hoitaja on päävastuussa perehdyttämisestä hoitohenkilöstön osalta, vastaava hammaslääkäri ja palveluista vastaava johtaja perehdyttävää lääkärit. Omavalvonta toimii osana perehdytyssuunnitelmaa, jonka avulla koko henkilöstö osallistuu omavalvonnan toteuttamiseen. Lisäksi vuonna -23 aloitettu eSmile Academy kouluttaa sekä omaa henkilökuntaa että nykyään myös muita lääkäreitä. Henkilöstöllä on vuosikellon mukainen koulutuskalenteri. Koulutusten anti käydään läpi palavereissa kuukausittain ja näin tieto pyritään siirtämään koko henkilöstölle. Muun koulutuksen lisäksi säteilysuojakoulutusta järjestetään henkilöstölle 20h/5 vuotta.

Henkilöstö

Toimipisteen henkilöstörakenne on seuraava:

– Palveluista vastaava johtaja

– Vastaava hammaslääkäri

– Erikoishammaslääkäri (suu- ja leukakirurgi)

– Vastaava hoitaja

– Vastaanottosihteeri

– Suuhygienisti

– Hammashoitaja

Työnhakijoiden ammatillinen osaaminen varmistetaan ja alalle soveltuvuus arvioidaan rekrytoinnin yhteydessä. Avoimista työpaikoista ilmoitetaan TE-keskuksen valtakunnallisessa työnhaussa sekä muissa mahdollisissa hakukanavissa. Työhakemukseen vaaditaan liitteeksi ansioluettelo (CV) ja kelpoisuutta osoittavien todistusten jäljennökset. Kelpoisuuden osoittava alkuperäinen dokumentti on esitettävä rekrytointitilanteessa. Työntekijän laillisuus tarkistetaan Julkiterhikistä. Todistukset ja asiakirjat säilytetään vastaanoton sähköisessä järjestelmässä. Sijaisuudet/sairauslomat yksiköissä hoidetaan palkkaamalla pitkäaikaisesti yksiköissä toimineita sijaisia ja alan opiskelijoita.

Työsuhteen alkaessa työntekijän kanssa laaditaan työsopimus, jonka yhteydessä käydään läpi työsuhteeseen (palkkaus, koeaika, vaitiolovelvollisuus) liittyvät asiat. Kaikissa yrityksen toimintayksiköissä on ajantasainen perehdytyskansio, jonka liitteenä on perehdytettävälle annettava perehdyttämisen tarkistuslista. Toimipisteen vastaava hoitaja vastaa henkilöstön ja opiskelijoiden perehdyttämisestä. Perehdytyskansio (yleiset asiat, potilastieto-ohjelman käyttöohjeet ja kirjauskäytännöt), lääkehoitosuunnitelma ja toimintaohjekansiot (laitteiden ja tarvikkeiden käyttöohjeet ja käyttöturvallisuustiedotteet) ovat toimipisteessä henkilöstön saatavilla koko ajan.

Henkilökunnan koulutusta järjestetään esiin tulleiden tarpeiden perusteella. Vakituisesti työskentelevälle hoitohenkilökunnalle tehdään kehityskeskustelussa henkilökohtainen koulutussuunnitelma vuodeksi kerrallaan ammattitaidon ylläpitämiseksi. Koulutuksien toteutumista seurataan vuosittain kehityskeskusteluissa. Hammaslääkäreiden osalta toteutetaan ammatillista koulutusta noin 4 krt. kalenterivuoden aikana. Työhyvinvoinnin osalta työterveyshuolto on aktiivisena arjen osana työhyvinvoinnin edistämiseksi. Henkilökunta järjestää aktiivisesti tyky-toimintaa ja johto on mukana ja kannustamassa työhyvinvointia edistävissä asioissa.

Toimitilat, laitteet ja tarvikkeet

Hammaslääkäriaseman kaikki tilat on suunniteltu ja toteutettu hammaslääkäritoiminnan vaatimukset huomioiden ja erityispiirteet on otettu huomioon (esim. röntgenkuvaukset). Potilasasiakirjat ja kuvat ovat sähköisessä järjestelmässä. Lääkekaappi on lukollinen ja lääkejääkaappi sijaitsee lukollisessa huoneessa. Tilat ovat avarat ja valoisat, asemalle on esteetön pääsy myös liikuntarajoitteiselle.

Tilat ovat suunniteltu tarkoituksenmukaiseksi ja täten soveltuvat hammaslääkäritoiminnan toteuttamiseen. Tiloissa on asianmukaiset turvallisuusjärjestelmät (ovien auki- ja kiinni kytkennät, palonilmaisimet, sammutusjärjestelmät, turva- ja merkki valaistukset) Asemalle on tuotettu yhdessä palo- ja pelastus viranomaisten kanssa oma palo- ja pelastussuunnitelma, joka pitää sisällään myös koko kiinteistön palo- ja pelastussuunnitelman. Nämä ovat perehdytysmateriaalin ohessa kaikkien saatavilla vastaanotolla ja perehdytyksessä vaadittava läpikäytävä asia.

eSmilelle on luotu oma jätehuolto-ohje, joka on liitteenä perehdytysmateriaalissa ja näin kaikkien saatavilla.

Omavalvontasuunnitelmassa toimintayksikölle nimetään ammattimaisesti käytettävien laitteiden ja tarvikkeiden turvallisuudesta vastaava henkilö, joka huolehtii vaaratilanteita koskevien ilmoitusten ja muiden laitteisiin liittyvien määräysten noudattamisesta.

Vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot Terhi Vesanen terhi.vesanen@esmile.fi

Toimipisteessä on kaikki hammaslääkäriasemalla tarvittavat laitteet ja tarvikkeet. Laitteet huolletaan, testataan ja kalibroidaan säännöllisesti huoltoliikkeiden ja toimittajien sekä valvontaviranomaisten toimesta ja toimipisteessä suoritetaan jatkuvaa laadunseurantaa laitteiden osalta.

Asemalla noudatetaan häiriö ja vaaratilanteissa terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain 25§:ä ja Valviran määräystä 4/2010. Häiriöt ja vaaratilanteet ilmoitetaan myös laitevalmistajalle.

Potilasasiavastaava

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät potilasasiavastaavien toiminnan myös yksityisessä terveydenhuollossa.

Voit ottaa yhteyttä oman hyvinvointialueen potilasasiavastaavaan, jos tarvitset lisätietoja oikeuksistasi terveydenhuollossa tai olet tyytymätön saamaasi hoitoon tai kohteluun.

Potilasasiavastaavan tehtävä on neuvova ja ohjaava. Hän ei ota kantaa hoitopäätöksiin, hoidon toteutumiseen tai siihen onko hoidossa tapahtunut potilasvahinko.

Lääkehoito

eSmile vastaanotoille on tehty oma lääkehoitosuunnitelma.

Lääkehoitosuunnitelman ylläpidosta ja päivittämisestä vastaa toimipisteen vastaava hammaslääkäri.

Suunnitelma päivitetään puolivuosittain tai tarvittaessa.

Potilaan mahdolliset lääkeaineallergiat kirjataan potilastietoihin. Lääkehoitopoikkeamat ovat

harvinaisia hammashoidossa. Mikäli lääkehoitopoikkeamia tulee, hammaslääkäri ja hoitohenkilöstö toimivat vastaanoton lääkehoitosuunnitelman mukaan.

Lääkehoidosta vastaava henkilö tarkastaa lääkekaapin ja lääkejääkaapin sisällön kerran kuukaudessa ja käsittelee vanhentuneet lääkkeet ja potilaalta palautuneet lääkkeet pakkauksessa olevan ohjeen mukaan ja jätehuolto-ohjeen mukaan.

Hammaslääkäri määrää potilaan lääkehoidon. Suuhygienisti noudattaa hammaslääkärin ohjeistusta potilaan lääkehoidossa. Hammashoitaja toteuttaa potilaan lääkehoitoa hammaslääkärin antamien ohjeiden mukaan. Lääkkeiden kulutusta seurataan erillisellä seurantakaavakkeella, johon käyttöön menneet ja käytöstä poistetut lääkkeet raportoidaan.

Riskien ja epäkohtien tunnistaminen ja korjaavat toimenpiteet

Mahdollisista kriittisistä työvaiheista ja vaaratilanteista on laadittu menettely- ja toimintaohjeet (esim. aggressiivisesti käyttäytyvä asiakas, pistotapaturmien välttäminen hoitotyössä), jolloin henkilökunta tietää yhteisesti sovitut toimintamallit.

Tapahtumasta täytetään LäPi-kaavake (läheltäpiti ilmoitus), joka toimitetaan jatkokäsittelyä varten esihenkilölle. Kerran viikossa pidettävässä henkilöstöpalaverissa käsitellään ilmi tulleet epäkohdat, määritellään yhdessä riskitilanteen hallintakeino ja kirjataan yhteisesti jatkoon sovittu toimintamalli. Myös johtoryhmä käsittelee laatu poikkeamat ja läheltä piti tilanteet poikkeaman/tilanteen laatu huomioiden.

Kirjataan sovitut menettelytavat, käytännön toteutus ja vastuuhenkilöt, joiden mukaisesti toimitaan. Tukena käytetään riskien arvioinnin suunnittelukaavaketta.

Tiedottaminen tapahtuu sähköpostin kautta sekä suullisesti kuukausittain järjestettävissä henkilöstöpalaverissa ja yhteistyötahojen kanssa säännöllisissä pidettävissä ohjausryhmäpalavereissa.

Potilasasiakirjat ja henkilötietojen käsittely

Asiakastietojen kirjaaminen, käsittely ja salassapito perustuu henkilötietolainmukaiseen

(523/99) 10§ rekisteriselosteeseen. Työsuhteensa alussa jokainen työntekijä allekirjoittaa

erillisen salassapito- ja tietoturvasitoumuksen. (Liite5) Työsopimuksen

allekirjoittamishetkellä salassapito- ja tietoturvasitoumus käydään työntekijän kanssa läpi ja

varmistetaan sen ymmärtäminen.

Työntekijä perehtyy potilasasiakirjahallintoon yhtenä osana perehdytyssuunnitelmaa. Samalla käsitellään myös tietosuoja asiat ja perehdytysjakson päätteeksi varmistetaan sisäistäminen ja osaaminen. Perehtyvän työntekijän kanssa käydään läpi mitä tietoturva ja tietosuoja asiat tarkoittavat käytännössä arjen työssä ja kuinka tässä toimitaan vastuullisesti.

Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Jusa Ahtonen, jusa.ahtonen@esmile.fi

Potilaan osallistumisen vahvistaminen ja muistutusten käsittely

Vastaanotolla otetaan vastaan päivittäin suullista palautetta ja tarpeen mukaan palaute viedään henkilöstöpalavereihin käsiteltäväksi.

Palautteet käsitellään asiasta riippuen joko henkilöstön kuukausipalavereissa vastaavan hoitajan toimesta tai aseman vastaavan hammaslääkärin toimesta hammaslääkäreiden kanssa. Akuuteissa tilanteissa palautteet käsitellään asianomaisten kesken välittömästi. Tarvittaessa palautteen käsittelyssä konsultoidaan johtoa.

Palautteen pohjalta toimenpiteet saatetaan käytäntöön ja nämä käydään henkilöstön kanssa läpi viikoittaisissa palavereissa ja akuuteissa tilanteissa heti kun mahdollista.

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. Muistutukseen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä. Kohtuullisena aikana voidaan yleensä pitää 1-4 viikon vastausaikaa, jollei ole erityisiä perusteita pidempään käsittelyaikaan. Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.

Reklamaatio- ja muistutusasioissa potilas ohjataan aina työn tehneelle hammaslääkärille tai suuhygienistille tilannearvioon ja ensitoimenpiteisiin. Tämä kirjataan potilastietoihin. Mikäli asiaa ei saada sovittua hammaslääkärin/suuhygienistin ja potilaan kesken voi aseman johtava hammaslääkäri tarvittaessa osallistua tilannearviointiin ja ratkaisumallin etsimiseen. Jos kaikesta huolimatta kaikkia osapuolia tyydyttävää ratkaisua ei paikallisesti löydy, osallistuu eSmile ketjun johtava hammaslääkäri tarvittaessa asian käsittelyyn. Tapauksissa, joissa potilaan kanssa ei päästä yhteisymmärrykseen tai todetaan vahingon tapahtuneen, voidaan suositella potilasta tekemään potilasvahinkoilmoitus tai ottamaan yhteyttä oman hyvinvointialueen potilasasiavastaavaa.

Omavalvonnan toteuttamisen seuranta ja arviointi

Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa, että omavalvontasuunnitelma on ajan tasalla oleva asiakirja. Menettelyohjeisiin tulleet muutokset kirjataan viiveettä suunnitelmaan ja niistä tiedotetaan henkilökunnalle. Omavalvonnan asiakirjat ovat osa laadunhallintajärjestelmää ja käytännössä omavalvontasuunnitelmaa päivitetään kuukausittain. Kerran vuodessa omavalvonnan asiakirjat vahvistetaan ajantasaisiksi johtoryhmän toimesta.

Päivitykset omavalvontasuunnitelmaan tehdään ajantasaisesti muutosten mukaan ja päivitetyn suunnitelman tarkastaa terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja.

Toimintaohjeisiin tulleet muutokset kirjataan viiveettä omavalvontasuunnitelmaan ja niistä tiedotetaan henkilökunnalle. Omavalvontasuunnitelma vahvistetaan vuosittain, vaikka muutoksia ei vuoden aikana olisi tehtykään.

Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja

Hannu Vesanen

Mannerheimintie 12 B 2.krs

00100 Helsinki

Päivitetty 5/2024